Update-Notizen für Groupy CRM+

Juli 2026

Künstliche Intelligenz

• Wir haben den ersten Schwung von KI-Funktionen in Groupy veröffentlicht. Weitere werden folgen. Unsere KI trägt den Namen Gaia und soll mehr und mehr zum umfassenden Assistenten werden.
• Um Gaia verwenden zu können müssen Sie eine zusätzliche Lizenz buchen und dem Benutzer zuweisen, der die KI verwenden können soll. Diese Zuweisung kann jederzeit geändert werden. Die neue KI-Lizenz ersetzt die bisherige Dokumenten-Leser-Lizenz.
• Gaia kann E-Mails lesen und zusammenfassen. Zusätzlich schaut Gaia, ob in der E-Mail Aufgaben, Termine oder Kontakte erwähnt werden, die dann per Knopfdruck angelegt werden können. Nebenher macht sie auch eine Spam-Bewertung. Sie überlegt sich außerdem ein paar mögliche kurze Antworten, die per Knopfdruck als Vorlage für eine Antwort verwendet werden können.
• Gaia kann die Anfahrtszeit für Termine schätzen und in den Termin eintragen.
• Gaia kann beim Schreiben von Texten und E-Mails helfen. Dabei hat man die Wahl zwischen einfacher Korrektur des Textes oder einer richtigen Ausformulierung der vorhandenen Stichworte.
• Beim Anlegen einer Firma kann Gaia das Internet nach dieser Firma durchsuchen, um zum Beispiel die Anschrift, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und die Homepage-Adresse automatisch auszufüllen.
• Gaia kann Verbindlichkeiten und Kassenzettel lesen und die Verbindlichkeit direkt passend ausfüllen.
• In jedem Textfeld mit Formatierungen kann man Gaia bitten den vorhandenen Text zu korrigieren, was wirklich nur Schreibfehler oder grobe grammatikalische Schnitzer in Ordnung bringt, oder man kann sie anweisen, den vorhandenen Text komplett neu auszuformulieren. Für das Ausformulieren reicht es oft ein paar Stichworte selbst zu schreiben und den Rest Gaia machen zu lassen.
• Gaia kann Immobilienmaklern helfen verschiedene Daten zu sammeln und Texte zu schreiben. Weitere Funktionen für das Verbessern von Bildern werden folgen.
• Unsere KI-Anbindung ist 100% DSGVO Konform. Keine Information, die der KI übergeben wird verlässt die EU und keine Information wird zum Training der KI verwendet.

Seminare

• Der Seitenabstand nach oben in den leeren Teilnehmerlisten wurde korrigiert.
• Aus einem Seminar kann man jetzt einen Einsatz im Planungsmodul erstellen.

Finanzen / Verbindlichkeiten

• Der Finanzen-Bereich wurde mit mehr Rechten ausgestattet.

Rechnungen / Mahnungen / Aufträge

• Rechnungen und Mahnungen können jetzt gemäß §13b Umsatzsteuer-Gesetz gestellt werden. Hierdurch geht die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über.
• Zeilenumbrüche in Gruppenanmerkungen werden jetzt auf dem Dokument korrekt dargestellt.
• Provisionsansprüche werden jetzt auch dann neu berechnet, wenn sich der Provisionsempfänger in einer Rechnung ändert.
• "Ihr Ansprechpartner" wird auf internationalen Rechnungen jetzt auch übersetzt.
• Die Listen für Rechnungen, Aufträge, Angebote, etc. wurden erneuert. Die Listen sollten deutlich schneller laden und auch während des Ladens deutlich responsiver bleiben.
• Rechnungen, die aus einer Bestellung erzeugt wurden, zeigen jetzt "Bestellnummer" statt "Auftragsnummer" an.
• Das Löschen von Dokumenten wurde in ein eigenes Recht verschoben und ist jetzt nicht mehr mit Anlegen und Bearbeiten gleichgesetzt.
• Positionen können jetzt nicht nur eine Menge tragen, sondern auch Dimensionen wie Länge, Höhe und Breite. Diese werden dann auch auf allen Dokumenten wie Rechnungen angezeigt. Die Summe der Dimensionen wird automatisch berechnet und kann je nach Einstellung als Menge oder als Einzel-Verkaufspreis verwendet werden.

Allgemeines

• Wir haben ein neues System veröffentlicht, dass sicherstellt, dass alle Geräte regelmäßig die aktuellen Updates von Groupy herunterlädt. Bisher waren vor allem mobile Geräte gerne einige Versionen hinterher.
• Der Rich-Text-Editor, also der Teil von Groupy in dem man Texte schreiben und formatieren kann, wurde komplett ersetzt. Der Neue ist um ein vielfaches stabiler und hat uns jetzt auch ermöglicht das einfügen von Formatierungen aus anderen Programmen zu aktivieren. Das war mit dem Alten nicht möglich.

Termine / Kalender

• Termine im Kalender, die durch Urlaub, Krankheit oder Überstundenabbau eingetragen wurden haben jetzt die Farbe des Mitarbeiters, sofern die Ansicht entsprechend eingestellt ist.
• Ein neues Recht wurde eingebaut, dass Benutzern verbietet, die Zugriffe auf ihren eigenen Kalender zu verwalten.
• Abgesagte Termine werden jetzt auch auf der Startseite als abgesagt markiert.

Adressen

• Das Recht Auftragswerte und -preise zu sehen wirkt jetzt auch in den Aktivitäten.
• Die Implementation der Rechte in den Aktivitäten wurde effizienter gestaltet.
• Die Felder "Firmenname" und "Zweite Zeile" haben eine maximale Länge von 64 Zeichen. Bis jetzt konnte es passieren, dass man in Groupy einen längeren Namen eingibt, der dann aber beim Speichern abgeschnitten wird. Wir haben das Eingabe-Feld jetzt so geändert, dass mehr als 64 Zeichen gar nicht eingegeben werden können.

E-Mails

• Die Ansichten des E-Mail-Moduls wurden komplett erneuert. In erster Linie wurde dieser Schritt gemacht, um in der Ansicht Platz für KI-Funktionen zu schaffen.
• Es wurde eine Möglichkeit für schnelle Antworten eingebaut, um mit einem einfachen Text zu antworten.
• Die Technik unter der Haube, die die E-Mails von den Mail-Servern abholt und verarbeitet wurde komplett neu gemacht. Mit diesem Update war es uns möglich die Verzögerung von bis zu 4 Minuten zwischen Ankunft einer E-Mail auf einem Mail-Server und dem Abruf der E-Mail durch Groupy komplett zu entfernen. Eine E-Mail wird in Groupy jetzt sofort angezeigt, wenn sie auf dem Mail-Server ankommt.
• Newsletter können jetzt auch direkt über die E-Mail-Ansicht wieder als normale E-Mail-Absender markiert werden. Bis jetzt was das nur über die Administration möglich.

Marketing / Newsletter

• Manuell eingetragene Double-Opt-Ins werden jetzt korrekt beim Versand eines Newsletters in Betracht gezogen.

Arbeitszeit / Mitarbeiter

• Die Tage im Kalender zeigen jetzt auch den jeweiligen Wochentag an.

Administration

• Das Anlegen von Bereichen für die externe Terminvergabe wurde stabilisiert.

Immobilien

• Zimmer zur Miete können jetzt in Immobilienscout als WG-Zimmer zur Miete hochgeladen werden.
• Angaben im Feld "Bezugsfrei ab" die nicht zu einem Datum übersetzt werden können haben bisher in Immobilienscout24.de dazu geführt, dass 1. Januar 1970 angezeigt wurde. Das wurde jetzt behoben. Eine Angabe, die nicht zu einem Datum übersetzt werden kann, wird in immobilienscout24.de weggelassen.
• Der Immobilienvergleich zeigt jetzt auch die Immobiliennummer der jeweiligen Immobilie.

Schaufenster

• Pro Schaufenster können jetzt beliebig viele Hintergrundbilder festgelegt werden, die auf dem Bildschirm zwischen den Folien durchwechseln.

Aufgaben

• Dateien können jetzt auch per Drag & Drop an eine Aufgabe angehängt werden.
• Kategorien können in der Administration jetzt als wichtig für einen Benutzer markiert werden. Dadurch wird die Spalte niemals ausgeblendet und der Pool der jeweiligen Kategorie wird dem Benutzer angezeigt.

Artikel / Lager

• Für die Produktion können jetzt Stretch-Faktor und notwendiges Zusatz-Material eingetragen werden. Diese Daten werden dann im Auftrag als Hinweise für die Produktion angezeigt und benötigte Länge, Höhe und Breite des Materials werden automatisch für die Produktion berechnet.