Berichte erstellen mit Groupy CRM+

Mit dem Berichte-Modul bereiten Sie Vorlagen für Berichte vor und erstellen in kürzester Zeit fertige Ausfertigungen dieser Berichte für alle Belange. In dieser Anleitung gehen wir über die Grundlagen des Moduls, damit Sie davon profitieren können.

Der Aufbau eines Berichts und der dazugehörigen Vorlage ist folgendermaßen:

1. Der Bericht hat einen Titel und einen Kopf-Teil. Dieser Kopf-Teil kann beliebig mit Texten und Eingabefeldern befüllt werden. Der Kopf-Teil kommt immer als erstes und ist immer nur einmal im Bericht vorhanden.
2. Anschließend kommen Bericht-Teile, die Sie selbst festlegen. Jedes Teil, kann beliebig mit Texten und Eingabefeldern versehen werden. Es können beliebig viele Teile angelegt werden. In der fertigen Bericht-Ausfertigung können diese Teile dann beliebig oft eingefügt und ausgefüllt werden. Mehr dazu später, hier geht es erstmal nur um den zugrundliegenden Aufbau der Berichte.
3. Zum Schluss kommt der Fuß-Teil, der genau wie der Kopf-Teil funktioniert aber eben immer den Abschluss des Berichtes bildet.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Textbausteine anzulegen, um das Ausfüllen der Berichte zu beschleunigen und zu vereinheitlichen. Auch dazu später mehr.

Bericht-Vorlagen erstellen

1. Als erstes brauchen Sie Zugriff auf das Modul, um eine Vorlage erstellen zu können. Dies machen Sie in der Administration der Benutzer. Hier geben vergeben Sie die Rechte für das Berichte-Modul.
2. Anschließend können Sie über das Hauptmenü das Modul öffnen.
3. Jetzt erstellen Sie eine Vorlage mit dem Knopf "Neue Bericht-Vorlage".
4. Jetzt sind Sie in der Bearbeitung der Vorlage und könne als erstes einen Titel vergeben, unter dem die Vorlage später intern wiederzufinden ist. Mit dem Status steuern Sie, ob eine Vorlage verwendet werden kann oder nicht - nur Vorlagen mit dem Status "Aktiv" können später verwendet werden.
5. In der zweiten Spalte sehen Sie den Kopf- und Fuß-Teil die automatisch in jeder Vorlage angelegt werden.
6. In der dritten Spalte sehen Sie Textbausteine, die zur Verfügung stehen.

Eigene Teile erstellen

1. Benutzen Sie die Schaltfläche "Teil hinzufügen", um ein neues Teil in dieser Vorlage zu erstellen.
2. Geben Sie dem Teil einen Namen, mit dem Sie es intern wieder finden können.
3. In der zweiten Spalte sehen Sie alle Elemente (Texte oder Eingabefelder), die dieser Teil enthält.
4. Fügen Sie weitere Elemente mit der Schaltfläche "Element hinzufügen..." ein und stellen Sie die Elemente so ein, wie Sie sich brauchen.
5. Klicken Sie Elemente in der Vorschauspalte an, um sie wieder zu bearbeiten.
6. Sobald das Teil fertig ist drücken Sie auf "Speichern", um zur Vorlage zurückzukehren. Dort finden Sie das neue Teil zwischen Kopf und Fuß. Mit einem Klick auf den jeweiligen Teil können Sie ihn auch wieder bearbeiten - das gilt auch für Kopf und Fuß.

Eigene Textbausteine erstellen

1. In der Bericht-Vorlage finden Sie die Schaltfläche "Textbaustein hinzufügen".
2. Geben Sie dem Textbaustein einen Namen, um ihn schnell wiederzufinden und tragen Sie den gewünschten Text für den Baustein ein.
3. Mit den Feldern "Ausschließlich verfügbar in Teil" und "Ausschließlich verfügbar in Element" können Sie einstellen, ob dieser Textbaustein, nur für die Elemente eines Teils oder sogar nur für ein einzelnes Element verfügbar sein soll. Das macht Sinn, wenn es sehr viele Textbausteine gibt, die aber sehr konkret für einzelne Eingabefelder gedacht sind, um das Einfügen der Bausteine beim späteren Ausfüllen zu vereinfachen.
4. Schließen Sie den Textbaustein mit dem X rechts oben, um ihn zu speichern und zur Vorlage zurückzukehren.

Ausfertigungen aus einer Vorlage erstellen

Der beste Weg, um eine Ausfertigung zu erstellen, ist aus einem Kontakt heraus. Daher beschreiben wir diesen Weg.

1. Öffnen Sie den Kontakt in dessen Beziehung Sie einen Bericht erstellen möchten.
2. Drücken Sie auf "Etwas erstellen..." und wählen Sie "Bericht-Ausfertigung...". Sollte dieser Knopf nicht vorhanden sein gibt es keine Aktive Bericht-Vorlage. Kehren Sie zum Bearbeiten der Vorlage zurück und stellen Sie den Status auf "Aktiv".
3. Wählen Sie anschließend die Vorlage, die für die Ausfertigung verwendet werden soll.
4. Jetzt sind Sie in der Bearbeitung der Ausfertigung und können den Bericht anfangen anzufertigen. Beginnen Sie damit dem Bericht einen Titel zu geben. Wenn Sie die Ausfertigung aus dem Kontakt erstellt haben, wird der Name des Kontaktes automatisch in den Titel geschrieben. Sie können diesen aber natürlich jederzeit wieder ändern.
5. Auf der ersten Blick sehen Sie jetzt den Kopf- und Fuß-Teil der Vorlage, die Sie gewählt haben und Sie können damit beginnen diese auszufüllen.
6. Mit der Schaltfläche "Teil hinzufügen..." können Sie einen vorbereiteten Teil aus der Vorlage in den Bericht einfügen. Diese werden immer direkt vor dem Fuß eingefügt. Sobald der Teil eingefügt ist, können Sie sofort anfangen ihn auszufüllen. Eingaben werden sofort gespeichert.
7. Über jedem Eingabefeld, neben seinem jeweiligen Titel, finden Sie eine Schaltfläche, um auf die Textbausteine zuzugreifen. Hier werden dann alle Textbausteine aufgelistet, die für dieses Element in Frage kommen, beginnend mit den Bausteinen, die speziell für dieses Element gedacht sind, gefolgt von allen Bausteinen für diesen Teil, gefolgt von allen Bausteinen für den gesamten Bericht.
8. Sobald der Bericht alle Daten enthält, können Sie auf "Druckvorschau öffnen..." drücken, um den Bericht in einer Druckerfreundlichen Version anzuzeigen, die auch Überschriften von leeren Feldern ausspart. Von hier können Sie den Bericht drucken oder ein PDF erstellen.
9. Um einen Bericht später wiederzufinden, können Sie entweder in die Vorlage gehen, wo Sie alle Ausfertigungen finden, die aus dieser Vorlage erstellt wurden oder Sie gehen in den Kontakt aus dem die Ausfertigung erstellt wurde. Hier finden Sie sie in den Aktivitäten.